Firma może zmienić się znacznie szybciej niż jej siedziba. Rosnący zespół, reorganizacja działów czy przejście na pracę hybrydową wpływają na sposób korzystania z przestrzeni. Dlatego dobry projekt biura powinien odpowiadać na aktualne potrzeby, a jednocześnie pozostawiać możliwość późniejszych zmian. Sprawdź, jak zaplanować projekt biura z myślą o dalszym rozwoju firmy.
Spis treści:
Dlaczego projekt biura powinien uwzględniać rozwój firmy?
Projekt biura powinien uwzględniać możliwe kierunki rozwoju firmy, ponieważ sposób korzystania z przestrzeni może zmieniać się wraz z organizacją. Biuro zazwyczaj powstaje z myślą o użytkowaniu przez wiele lat, podczas gdy liczebność zespołu, jego struktura czy model pracy mogą ewoluować znacznie wcześniej.
Najbardziej oczywistym przykładem jest wzrost zatrudnienia, ale nie jest to jedyna sytuacja wymagająca zmian. Firma może utworzyć nowe działy, inaczej podzielić istniejące zespoły, zwiększyć liczbę spotkań online albo wprowadzić pracę hybrydową. Każdy z tych scenariuszy stawia przed przestrzenią inne wymagania.
Myślenie o przyszłości nie oznacza jednak ustawiania pustych biurek na wypadek zatrudnienia kolejnych osób. Chodzi raczej o taki projekt, który pozwoli w przyszłości zmodyfikować układ lub funkcję poszczególnych stref bez konieczności gruntownej przebudowy całego biura.
Jak przewidzieć przyszłe potrzeby firmy podczas projektowania biura?
Przyszłych potrzeb firmy nie da się przewidzieć ze stuprocentową dokładnością, ale można określić najbardziej prawdopodobne scenariusze zmian. Punktem wyjścia powinny być plany rozwoju organizacji oraz sposób, w jaki pracownicy rzeczywiście korzystają z biura.
Przed rozpoczęciem projektowania dobrze przeanalizować między innymi planowane zatrudnienie, rozwój poszczególnych działów oraz model pracy. Znaczenie ma także to, jak często pracownicy spotykają się w większych grupach, prowadzą wideokonferencje czy potrzebują miejsc do indywidualnego skupienia. Jeśli w siedzibie regularnie przyjmowani są klienci i partnerzy biznesowi, również ten aspekt należy uwzględnić w założeniach projektu.
Pogodzenie bieżących potrzeb z możliwymi zmianami wymaga spojrzenia na biuro w dłuższej perspektywie. Jeśli firma nie ma doświadczenia w planowaniu takich przestrzeni, może skorzystać ze wsparcia specjalistów z BKCONCEPT. Podpoznańska firma przygotowuje projekty biur dopasowane do sposobu funkcjonowania organizacji oraz jej potrzeb – od koncepcji po realizację i wyposażenie przestrzeni.
Jak stworzyć biuro, które można łatwo dostosować do zmian?
Elastyczne biuro powinno umożliwiać reorganizację bez konieczności rozpoczynania całego procesu projektowego od początku. Duże znaczenie mają więc rozwiązania, które pozwalają zmieniać układ lub przeznaczenie przestrzeni wraz z potrzebami firmy.
Taką możliwość mogą zapewnić między innymi:
meble modułowe, które można zestawiać w różnych konfiguracjach;
mobilne elementy wyposażenia ułatwiające reorganizację przestrzeni;
strefy, które w zależności od potrzeb mogą pełnić więcej niż jedną funkcję;
odpowiednio zaplanowana infrastruktura zapewniająca dostęp do zasilania i rozwiązań technologicznych w różnych częściach biura;
wyposażenie, które można rozbudować wraz ze wzrostem liczby użytkowników.
Elastyczność nie oznacza przy tym, że każde pomieszczenie musi nadawać się do wszystkiego. Chodzi o pozostawienie możliwości rozsądnych modyfikacji – na przykład dodania stanowisk pracy, zmiany ich układu czy przekształcenia części przestrzeni w miejsce do spotkań.
Czy rozwój firmy zawsze oznacza potrzebę większego biura?
Rozwój firmy nie zawsze oznacza konieczność przeprowadzki do większej siedziby. Zanim zapadnie taka decyzja, dobrze sprawdzić, czy obecna powierzchnia jest rzeczywiście wykorzystywana w sposób odpowiadający aktualnemu modelowi pracy.
Ma to szczególne znaczenie w firmach pracujących hybrydowo. Jeśli część zespołu pojawia się w biurze tylko w wybrane dni, liczba pracowników nie musi odpowiadać liczbie stałych stanowisk. Jednocześnie większego znaczenia mogą nabierać sale spotkań, miejsca do wideokonferencji czy przestrzenie przeznaczone do wspólnej pracy.
Pomocna jest więc analiza faktycznego wykorzystania poszczególnych stref. Jak pokazuje doświadczenie specjalistów z BKCONCEPT, problemem nie zawsze jest zbyt mały metraż, lecz jego niedopasowanie do obecnych potrzeb. Zmiana proporcji między stanowiskami indywidualnymi, miejscami spotkań i przestrzeniami wspólnymi może pozwolić lepiej wykorzystać istniejące biuro.
Kiedy obecny projekt biura przestaje odpowiadać potrzebom firmy?
Sygnałem do zmian jest przede wszystkim sytuacja, w której układ przestrzeni zaczyna utrudniać codzienną pracę. Nie zawsze będzie to wynikało ze wzrostu liczby pracowników – równie istotna może być zmiana sposobu funkcjonowania zespołu.
O potrzebie reorganizacji mogą świadczyć między innymi stale zajęte sale spotkań, brak miejsc do rozmowy lub skupienia, problemy z hałasem czy przestrzenie, które przez większość czasu pozostają niewykorzystane. Podobny problem pojawia się wtedy, gdy po zmianach organizacyjnych pracownicy, którzy często ze sobą współpracują, znajdują się w różnych częściach biura.
Takie sygnały nie muszą od razu oznaczać konieczności zmiany siedziby. Czasem wystarczy ponownie przeanalizować sposób wykorzystania dostępnej powierzchni i dostosować jej układ do obecnej sytuacji. Jeśli pierwotny projekt pozostawiał możliwość modyfikacji, przeprowadzenie takiej reorganizacji będzie znacznie prostsze.